Immobilien Treuhand

Sicherheit

Datenschutzinformation für die Vonovia Immobilien Treuhand GmbH

Datenschutzinformation für die Vonovia Immobilien Treuhand GmbH
(Stand 27.07.2018 Version 1.2)


Diese Datenschutzinformation informiert über die Verarbeitung der personenbezogenen Daten von Kunden und Interessenten der Vonovia Immobilien Treuhand GmbH (im Folgenden auch „wir“ oder „uns“), Eigentümern der von uns verwalteten Wohnungseigentümergemeinschaften und bei Nutzung unserer Webseite durch Webseiten-Besucher sowie bei Nutzung der Eigentümeranwendungen (d.h. Eigentümerportal und Eigentümer-App) nach der EU-Datenschutzgrundverordnung (im Folgenden „DSGVO“).

1. Anwendungsbereich, Verantwortliche Stellen und Definitionen 

1.1 Anwendungsbereich
1. Diese Datenschutzinformation gilt für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten beim Besuch und der Nutzung unserer Webseite (www.vonovia-immobilientreuhand.de) sowie im Zusammenhang mit unseren Treuhand Services für Kunden, Interessenten und Eigentümer der von uns verwalteten Wohnungseigentümergemeinschaften.

2. Für die Nutzung der Eigentümeranwendungen (d.h. Eigentümerportal und Eigentümer-App) vor der Eingabe des Freischaltcodes gilt die Datenschutzinformation der easysquare GmbH, die insoweit die verantwortliche Stelle ist. Unsere Datenschutzinformation gilt dagegen für die sonstige Nutzung der Eigentümeranwendungen (z.B. Verwaltung Ihres Wohneigentums). Die Datenschutzerklärung der easysquare GmbH ist zu finden unter:  https://vonovia-immobilientreuhand.easysquare.com/eigentuemer/privacy.pdf 

3. Diese Datenschutzinformation gilt nicht für die Mieter der von uns verwalteten Wohnungen. Für diese Mieter gilt die Datenschutzinformation des jeweiligen Vermieters. Die Vonovia Immobilien Treuhand GmbH ist in diesen Fällen im Sinne des Datenschutzrechts nur ein Auftragsverarbeiter des Vermieters.

4. Sie können diese Datenschutzinformation von der Webseite der Vonovia Immobilien Treuhand GmbH unter dem Link www.vonovia-immobilientreuhand.de/datenschutz jederzeit kostenlos abrufen, speichern und ausdrucken. 

1.2 Verantwortliche Stelle
Vonovia Immobilien Treuhand GmbH
Virchowstraße 99
45886 Gelsenkirchen
E-Mail: kontakt@vonovia.de
Tel.: 0800-0800 080

1.3 Datenschutzbeauftragter 
Ernst & Young Law GmbH 
c/o Vonovia Immobilien Treuhand GmbH
Virchowstraße 99
45886 Gelsenkirchen
E-Mail: kontakt@vonovia.de  

1.4 Definitionen
Dieser Datenschutzinformation liegen folgende Begriffe zugrunde, die wir zum leichteren Verständnis definiert haben:

1. Die DSGVO ist die EU-Datenschutzgrundverordnung (Verordnung (EU) 2016/679 des Europäi-schen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG). 

2. Empfänger ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, der personenbezogene Daten offengelegt werden, unabhängig davon, ob es sich bei ihr um einen Dritten handelt oder nicht. Behörden, die im Rahmen eines bestimmten Untersuchungsauftrags nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten möglicherweise personenbezogene Daten erhalten, gelten jedoch nicht als Empfänger; die Verarbeitung dieser Daten durch die genannten Behörden erfolgt im Einklang mit den geltenden Datenschutzvorschriften gemäß den Zwecken der Verarbeitung (Art. 4 Nr. 9 DSGVO). Empfänger können im Zusammenhang mit der Einziehung von Mieten etwa Banken sein oder die Post, über die wir Ihnen Ihre Vertragsunterlagen zukommen lassen. 

3. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifi-zierbare natürliche Person beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann (Art. 4 Nr. 1 DSGVO). Personenbezogene Daten können etwa Name und Kontaktdaten, Nutzerverhalten oder Bankdaten sein. 

4. Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet. Sind die Zwecke und Mittel dieser Verarbeitung durch das Unionsrecht oder das Recht der Mitgliedstaaten vorgegeben, so kann der Verantwortliche beziehungsweise können die bestimmten Kriterien seiner Benennung nach dem unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten vorgesehen werden. Für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Datenverarbeitungen ist die Vonovia Immobilien Treuhand GmbH verantwortliche Stelle (Ziffer 1.2). 

5. Verarbeitung umfasst das Erheben, Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung personenbezogener Daten (Art. 4 Nr. 2 DSGVO). Verarbeitung kann etwa die Erhebung und Nutzung Ihrer Kontaktdaten zur Beantwortung Ihrer Anfrage sein. 


2. Zwecke und Rechtsgrundlagen bei Verarbeitungen Ihrer personenbezogenen Daten


2.1 Verarbeitung Ihrer Daten bei Besuch unserer Webseite
Wenn Sie diese Webseite aufrufen, um sich über unsere Treuhand Services zu informieren, ohne uns aktiv Informationen zu übermitteln (rein informatorische Nutzung), verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zu folgenden Zwecken und auf Basis folgender Rechtsgrundlagen: 


2.1.1 Verarbeitung zum Zweck der Bereitstellung der Webseite und der IT-Sicherheit

1. Bei Besuch unserer Webseite verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, die für uns technisch erforderlich sind, um Ihnen unsere Webseite bereitzustellen und die Stabilität und Sicherheit bei Besuch unserer Webseite zu gewährleisten. Hierzu verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten: 
• IP-Adresse 
• Browser User Agents 
• Cookies (Ziffer 2.1.3)

2. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten aufgrund unseres berechtigten Interesses, Ihnen auf dieser Webseite Informationen zu unseren Produkten und Services bereitzustellen und die IT-Sicherheit Ihnen gegenüber bei Besuch dieser Webseite zu gewährleisten, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO. 

2.1.2 Verarbeitung zu Analysezwecken

1. Wenn Sie diese Webseite besuchen, beobachten und dokumentieren wir unter Umständen, wie Sie diese Webseite nutzen, z.B. Ihr Surfverhalten auf dieser Webseite. Hierzu verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten: 
• IP-Adresse
• Cookies 
• Browser User Agents

2. Wir verarbeiten dabei Ihre personenbezogenen Daten aufgrund unserer berechtigten Interessen, Analysen durchzuführen und auf Basis dieser Analysen unseren Internetauftritt sowie unsere Produkte und Services zu verbessern, und an der Betrugsprävention, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO. 

3. Für die Analyse benutzen wir auf dieser Webseite Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google Inc. („Google“). Google Analytics verwendet Cookies, die eine Analyse der Benutzung unserer Webseite ermöglichen. Die durch den Cookie erzeugten Informationen über die Nutzung unserer Webseite werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Im Falle der Aktivierung der IP-Anonymisierung auf dieser Webseite, wird die IP-Adresse des Webseiten-Besuchers von Google jedoch innerhalb von Mitgliedstaaten der Europäischen Union oder in anderen Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum zuvor gekürzt. Nur in Ausnahmefällen wird die volle IP-Adresse an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gekürzt. Im Auftrag von Vonovia Immobilien Treuhand GmbH wird Google diese Informationen  benutzen, um die Nutzung der Webseite auszuwerten, um Reports über die Webseiten-Aktivität zusammenzustellen und um weitere mit der Webseiten-Nutzung und der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen gegenüber Vonovia Immobilien Treuhand GmbH zu erbringen. 
Die im Rahmen von Google Analytics von dem Browser des Nutzers übermittelte IP-Adresse wird nicht mit anderen Daten von Google zusammengeführt. 
Sie können die Speicherung der Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser-Software verhindern; wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass Sie in diesem Fall gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen dieser Webseite vollumfänglich werden nutzen können.
Sie können darüber hinaus die Erfassung der durch das Cookie erzeugten und auf Ihre Nutzung der Webseite bezogenen Daten (inkl. Ihrer IP-Adresse) an Google sowie die Verarbeitung dieser Daten durch Google verhindern, indem Sie das unter dem folgenden Link verfügbare Browser-Plug-In herunterladen und installieren: 

http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de  

Es wird ein Opt-Out-Cookie gesetzt, das die zukünftige Erfassung Ihrer Daten beim Besuch dieser Webseite verhindert.
Diese Webseite verwendet Google Analytics mit der Erweiterung „_anonymizelp()“. Dadurch werden IP-Adressen gekürzt weiterverarbeitet; eine direkte Personenbeziehbarkeit kann damit ausgeschlossen werden. 
Die Nutzung von Google Analytics erfolgt in Übereinstimmung mit den Voraussetzungen, auf die sich die deutschen Datenschutzbehörden mit Google verständigt haben. 
Nähere Informationen zu Nutzungsbedingungen und Datenschutz finden Sie unter: 

• https://www.google.de/intl/de/policies/terms/regional.html
• https://www.google.de/intl/de/policies/privacy

Im Zusammenhang mit der Verwendung von Google Analytics erfolgt eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in die USA. Im Fall der USA hat die EU-Kommission nicht beschlossen, dass ein angemessenes Datenschutzniveau i.S.d. DSGVO besteht; ein solcher Angemessenheitsbeschluss (Art. 45 DSGVO) besteht nicht. Google LLC unterliegt jedoch dem EU-U.S. Privacy Shield. Dadurch ist ein angemessener Schutz Ihrer personenbezogenen Daten gewährleistet. Den vollständigen Text des US Privacy Shield Frameworks können Sie unter folgendem Link aufrufen: 

https://www.privacyshield.gov/servlet/servlet.FileDownload?file=015t00000004qAg

2.1.3 Verwendung von Cookies
1. Bei der Nutzung dieser Webseite werden Cookies auf Ihrem Rechner gespeichert. Bei Cookies handelt es sich um kleine Textdateien, die auf Ihrer Festplatte dem von Ihnen verwendeten Browser zugeordnet und gespeichert werden und durch welche der Stelle, die den Cookie setzt, bestimmte Informationen zufließen. Cookies können keine Programme ausführen oder Viren auf Ihren Computer übertragen. Sie dienen dazu, das Internetangebot insgesamt nutzerfreundlicher und effektiver zu machen. 

2. Für die Nutzung dieser Webseite gilt die Cookie Information der Vonovia Gruppe (abrufbar unter https://www.vonovia.de/cookie-richtlinien). 

2.2. Wohnungseigentumsverwaltung

1. Wenn Sie als Eigentümer unsere Treuhand Services nutzen, insbesondere die treuhänderische Verwaltung von Wohnungseigentum und die damit verbundene Verwaltung des Vermögens, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten. Dies erfolgt insbesondere zum Zweck der Bewirtschaftung entsprechend dem Wohnungseigentumsgesetz (i. S. v. Hausgeldabrechnung, Verbrauchsabrechnung, Nachunternehmerbeauftragung, Instandhaltung, Eigentümerversammlung, Eigentümerwechsel). Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zur Durchführung des Vertrags mit Ihnen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO und zur Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtungen (insbesondere aus §§ 27 und 28 Wohnungseigentumsgesetz) auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO.

2. Bei einem Eigentümerwechsel prüfen wir im Rahmen ordnungsgemäßer Verwaltung die Bonität des Erwerbers, sofern die Teilungserklärung der jeweiligen Wohnungseigentümergemeinschaft eine Verwalterzustimmung erforderlich macht. Die Bonitätsprüfung erfolgt über einen Bonitätsdienstleister, derzeit Creditreform. Die Beurteilung Ihrer Bonität erfolgt auf Basis von mathematisch-statistischen Verfahren, sog. Scoring. Hierzu werden Ihre personenbezogenen Daten, die für die Bonitätsprüfung erforderlich sind, an den Bonitätsdienstleister übermittelt. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zum Zweck der Bonitätsprüfung, um Ihre finanzielle Integrität zu prüfen und eine damit einhergehende, mögliche Gefährdung der rechtlich geschützten Gemeinschaftsinteressen  zu vermeiden. Auf Basis der übermittelten personenbezogenen Daten einschließlich der Anschriftendaten wird eine statistische Wahrscheinlichkeit für einen Kreditausfall und damit Ihre Zahlungsfähigkeit berechnet. Der Bonitätsdienstleister übermittelt an uns anschließend Ihren Score-Wert. Diese personenbezogenen Daten werden aufgrund des berechtigten Interesses der von uns vertretenen Wohnungseigentümergemeinschaften, einen Zahlungsausfall Ihrerseits zu vermeiden, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DGSVO verarbeitet.

2.3 Nutzung der Eigentümeranwendungen

Über unsere Eigentümeranwendungen (d.h. Eigentümerportal und Eigentümer-App) bieten wir Ihnen – aktuell für den Bereich Wohnungseigentümergemeinschaft-Verwaltung – verschiedene Treuhand Services an.

2.3.1 Standard-Registrierung in Eigentümeranwendungen

1. Um diese Services nutzen zu können, müssen Sie sich in unseren Eigentümeranwendungen registrieren. Die Registrierung und die Nutzung unserer Eigentümeranwendungen erfordern die Angabe personenbezogener Daten. Wir verwenden für die Registrierung das sog. Double-Opt-in-Verfahren, d.h. Ihre Registrierung ist erst abgeschlossen, wenn Sie zuvor Ihre Anmeldung über eine Ihnen zu diesem Zweck zugesandte Bestätigungs-E-Mail durch Klick auf den darin enthaltenen Link bestätigt haben. Wird der Bestätigungslink aktiviert, öffnet sich die Eigentümeranwendung und Sie werden aufgefordert, ein Passwort festzulegen.

2. Um Ihre Vertragsdaten und- Dokumente einsehen sowie andere Funktionen nutzen zu können, müssen Sie in der Eigentümeranwendung einen Freischaltcode beantragen. Mit Zustimmung zu der Datenübertragung können Sie diesen direkt aktivieren oder anfordern. Bei der Anforderung des Freischaltcodes werden zusätzlich folgende Daten verarbeitet:

• Vor- und Zuname 
• postalische Anschrift
• Geburtsdatum

Sofern wir Sie als Kunden der Vonovia Immobilien Treuhand GmbH verifizieren, wird Ihnen der erforderliche Freischaltcode auf dem Postweg an die uns zuletzt bekannte postalische Anschrift übermittelt. Solange Sie den Freischaltcode nicht eingeben, kann die Eigentümeranwendung aus technischen Gründen nicht im vollen Umfang genutzt werden.

3. Hierbei erfolgt die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Durchführung des Vertrags mit Ihnen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO.

2.3.2 Registrierung mit Facebook-Login
1. Um Ihnen die Erstellung eines Accounts und das spätere Einloggen zu erleichtern, bieten wir Ihnen die Möglichkeit, sich mit Ihren Facebook-Login-Daten zu registrieren. Hierzu benötigen Sie einen Facebook-Account. Insoweit gelten die Nutzungs- und Datenschutzbestimmungen der Facebook, Inc.

2. Wenn Sie bei der Registrierung auf den Button „Mit Facebook anmelden“ klicken, öffnet sich ein neues Fenster mit Eingabefeldern für Ihre Facebook-Login-Daten. Mit Eingabe Ihrer Daten willigen Sie ein, dass wir Zugriff auf Ihr öffentliches Facebook-Profil und Ihre E-Mail-Adresse erhalten. Ein Rückfluss Ihrer Daten erfolgt entsprechend der von Ihnen gewählten Privatsphäreneinstellungen bei Facebook.

3. Nach erfolgreicher Authentifizierung über Ihre Facebook-Login-Daten, werden Ihr Facebook-Profil und Ihr Account bei uns miteinander verknüpft und Sie können Ihren Account nutzen, ohne dass Sie sich gesondert auf unseren Webseiten registrieren müssen.

4. Wenn Sie sich mit Ihren Facebook-Login-Daten in unseren Eigentümeranwendungen registrieren, verarbeiten wir Ihren Vor- und Nachnamen und Ihre E-Mail-Adresse. Die Nutzung Ihrer Facebook-Login-Daten durch uns für Ihre Registrierung ist freiwillig. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zur Durchführung des Vertrags mit Ihnen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO.

5. Weitere Informationen zu Ihrer Registrierung mit Ihren Facebook-Login-Daten entnehmen Sie bitte den Nutzungsbedingungen und Datenschutzhinweisen der Facebook, Inc.: 
https://de-de.facebook.com/legal/terms/update
https://www.facebook.com/privacy/explanation

2.3.3 Verarbeitung zum Zwecke der Bereitstellung der Eigentümeranwendungen und der IT-Sicherheit

3. Bei Nutzung der Eigentümeranwendungen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, die für uns technisch erforderlich sind, um Ihnen die Eigentümeranwendungen bereitzustellen und die Stabilität und Sicherheit bei Nutzung der Eigentümeranwendungen zu gewährleisten. Hierzu verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten, die Sie nicht angegeben haben: 
• Benutzer-ID
• Daten betreffend Status und Anmeldungen in den Eigentümeranwendungen
• Server-Log-Dateien (insbesondere die IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Server-kommunikation, Status der Kommunikation zwischen der Eigentümeranwendung und dem Endgerät, übertragene Datenmenge, Name und Inhalt der übertragenen Ressource, Betriebssystemversion des mobilen Endgerätes, Version der Eigentü-meranwendung)
• Geokoordinaten bzw. Standort (technisch erforderlich für Nutzung einiger Funktio-nen; die Berechtigung für die Verwendung Ihres Standorts können Sie über die Ein-stellungen Ihres Endgerätes erlauben oder verweigern)  

4. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zwecks der Bereitstellung der Eigentümeran-wendungen mit angemessener IT-Sicherheit und somit zwecks der Vertragsdurchführung und –abwicklung mit Ihnen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO. 

2.3.4 Verwaltung Ihres Wohneigentums in den Eigentümeranwendungen
1. Nach Ihrer vollständigen Registrierung (inkl. Eingabe des zugeteilten Freischaltcodes) können Sie in der Eigentümeranwendung Ihre bei der Vonovia Immobilien Treuhand GmbH hinterlegten Daten einsehen und diese bei Bedarf ändern, ergänzen oder löschen lassen. In den elektronischen Formularen der jeweiligen Servicemeldungen sind Pflichtfelder entsprechend gekennzeichnet. Darüber hinaus können Sie weitere, freiwillige Angaben machen.

2. Die Eigentümeranwendungen bietet Ihnen zahlreiche Leistungen:
• Erfassung von Schadensmeldungen und Fotografieren des Mangels
• Erfassung von Servicemeldungen und Änderung der persönlichen Stammdaten wie Na-me, Bankverbindung, Rufnummer etc.
• Unterzeichnen von Dokumenten direkt auf dem Smartphone
• Zurverfügungstellung von Dokumenten wie etwa Einladung zur Eigentümerversammlung, Tagesordnung, Hausgeldabrechnung, Wirtschaftsplan, Protokoll und Energieausweis
• Mitteilung von anstehenden Terminen (Eigentümerversammlung, Belegprüfung, Objektbegehung usw.)

3. Fotos können Sie freiwillig an mehreren Stellen in einzelnen Formularen einstellen. Sie können die Berechtigung für den Zugriff auf Ihre Kamera bzw. Ihre Fotos über die Einstellungen Ihres Endgerätes erlauben oder verweigern.

4. Sprachaufzeichnungen oder Audio-Notizen können Sie an mehreren Stellen in einzelnen Formularen aufzeichnen. Sie können die Berechtigung für den Zugriff auf Ihr Mikrofon über die Einstellungen Ihres Endgerätes erlauben oder verweigern.

5. Die Verarbeitung der Pflichtangaben und der zur Durchführung des Vertrages mit Ihnen erforderlichen Angaben dient der Durchführung und Abwicklung Ihres Vertrags mit uns. Die Verarbeitung und Speicherung dieser Daten erfolgt zur Durchführung des Vertrags mit Ihnen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO und soweit es aufgrund gesetzlicher Bestimmungen (z.B. § 257 Handelsgesetzbuch oder § 147 Abgabenordnung) erforderlich ist.

Wenn Sie freiwillige Angaben machen, willigen Sie in die Verarbeitung dieser Daten durch uns ein. Die Verarbeitung Ihrer freiwilligen Angaben erfolgt aufgrund Ihrer Einwilligung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO und soweit es aufgrund gesetzlicher Bestimmungen (z.B. § 257 Han-delsgesetzbuch oder § 147 Abgabenordnung) erforderlich ist. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen (vgl. Ziffer 6).

2.4 (Sonder-)Eigentumsverwaltung 
1. Wenn Sie als Eigentümer vermieten und wir Sie bei der Verwaltung und Bewirtschaftung unter-stützen, verarbeiten wir hierfür Ihre personenbezogenen Daten. Die Verarbeitung erfolgt dabei zur Durchführung des Vertrags mit Ihnen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO.

2. Wenn Sie als Eigentümer ein von uns angelegtes Treuhandkonto nutzen, verarbeiten und über-mitteln wir Ihre personenbezogenen Daten (Name, Anschrift, Geburtsort, Geburtsdatum, Nationalität, SteuerID, Steuerverpflichtungen in anderen Ländern und Konten in den USA) an die jeweilige Bank, die Ihre personenbezogenen Daten insbesondere zur Erfüllung von gesetzlichen Verpflichtungen nach FATCA-USA-Umsetzungsverordnung sowie Finanzkonten-Informationsaustauschgesetz verarbeitet. Die Verarbeitung durch uns erfolgt zur Durchführung des Vertrags mit Ihnen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO.

3. Die personenbezogenen Daten der Mieter verarbeiten wir im datenschutzrechtlichen Sinne als Auftragsverarbeiter des jeweiligen Vermieters. Die Information der Mieter obliegt daher dem jeweiligen Vermieter.

2.5 Maklertätigkeit 
Wir vermitteln auch Immobilien an Kaufinteressenten. Im Rahmen unseres Vertriebs und zu Marketingzwecken, insbesondere um Immobilien an Interessenten anbieten zu können, verarbeiten wir personenbezogene Daten der Eigentümer und der Interessenten. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt zur Vermittlung eines Kaufvertrags zwischen Eigentümern und Interessenten und/oder zur Durchführung eines Vertrages mit Eigentümern auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO, aufgrund Ihrer Einwilligung zum E-Mail-Marketing auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO und aufgrund unseres berechtigten Interesses, Marketing-Maßnahmen durchzuführen, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO.

2.6 SEPA-Lastschrift
Zur Durchführung von Verträgen mit Ihnen oder Abrechnung unserer Leistungen (z.B. Einzug laufender Hausgeldzahlungen, Sonderumlagen, Miet- und Nebenkosten, Verwaltergebühren) können Sie uns bzw. dem von uns vertretenen Auftraggeber (z. B. Wohnungseigentümergemeinschaft) ein SEPA-Lastschriftmandat (Single Euro Payment Area) erteilen und uns zum Einzug dieser Zahlungen ermächtigen. Dabei verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um den Vertrag mit Ihnen durchzuführen, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO.

2.7 Kundenservice 
1. Wenn Sie Fragen zur Vonovia Immobilien Treuhand GmbH oder Anliegen wie etwa Serviceanfragen oder Schadensmeldungen haben, können Sie sich an unseren Kundenservice wenden. Sie können Ihre Anfragen telefonisch,  schriftlich, per E-Mail, über Eigentümeranwendungen oder bei Verwaltungs-Angebotsanfragen per Kontaktformular auf unserer Webseite stellen. Dabei verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten je nach Gegenstand Ihre Anfrage. Gegebenenfalls greifen wir dabei auch auf Ihre personenbezogenen Daten zurück, die im Rahmen von anderen Datenverarbeitungen in unseren Systemen gespeichert worden sind (z.B. Daten, die Sie beim Abschluss eines Vertrages mit uns oder Ihrem Eintritt in eine von uns verwaltete Wohnungseigentümergemeinschaft angegeben haben). 

2. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt, je nach Anfrage, zum Zweck der Vertragsanbahnung, -durchführung oder gegebenenfalls -abwicklung mit Ihnen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO, zur Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtungen Ihnen gegenüber auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO und / oder aufgrund unseres berechtigten Interesses, Ihre Anfrage zu beantworten, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO. 

3. Sofern Sie uns im Rahmen Ihre Anfrage Gesundheitsdaten übermitteln, verarbeiten wir diese personenbezogenen Daten nur und insoweit dies für die Beantwortung Ihrer Anfrage erforderlich ist und Sie uns hierfür Ihre ausdrückliche Einwilligung i.S.v. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO erteilt haben. 

2.8 Forderungsmanagement und Mahnwesen
1. Bei offenen Forderungen uns oder den von uns verwalteten Wohnungseigentümergemeinschaften gegenüber verfolgen wir diese im Rahmen eines entsprechenden Forderungsmanagement durch den Versand von Zahlungserinnerungen und Mahnungen. Sofern Sie Ihren vertraglichen oder gesetzlichen Pflichten nicht nachkommen (etwa Rückstände von laufenden Hausgeldzahlungen, Verwaltergebühren, Miet- und Nebenkosten oder Provisionen) und im Rahmen von Rechtsstreitigkeiten mit Ihnen, beauftragen wir für die Rechtsberatung sowie die Durchsetzung und / oder Verteidigung unserer Rechte bzw. Rechte der von uns verwalteten Wohnungseigentümergemeinschaften externe Rechtsanwälte. Hierbei erheben wir gegebenenfalls auch personenbezogene Daten aus anderen öffentlichen Quellen (z.B. Auskunfteien). 

2. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zum Zweck, den Vertrag mit Ihnen durchzuführen und gegebenenfalls abzuwickeln, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO sowie aufgrund unseres berechtigten Interesses, unsere rechtlichen Interessen bzw. rechtliche Interessen der von uns verwalteten Wohnungseigentümergemeinschaften wahrzunehmen, durchzusetzen und / oder zu verteidigen, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO.

2.9 Compliance-Prüfungen und –Maßnahmen und interne Revision
1. Wir dokumentieren Pflichtverletzungen, um die Sachverhalte aufzuklären, den konkreten Mitarbeiter auf die Pflichtverletzung hinzuweisen, ihn gegebenenfalls abzumahnen und / oder unter Umständen zu kündigen. Die Dokumentation der Pflichtverletzungen kann je nach Einzelfall der Pflichtverletzung unter Umständen auch Ihre personenbezogenen Daten enthalten. 

2. Sofern ein Verdacht auf strafbares Verhalten besteht, führen wir eine Sonderprüfung durch, um den Sachverhalt zu ermitteln, zu prüfen, ob eine Straftat begangen wurde und gegebenenfalls Beweise zu sichern. Dabei können unter Umständen auch Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden. 

3. Auch im Rahmen von Revisionsprüfungen bei der Vonovia Immobilien Treuhand GmbH können Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden. 

4. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um unseren rechtlichen Verpflichtungen nachzukommen, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO. Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten aufgrund unserer berechtigten Interessen, die vom Aufsichtsrat vorgegebenen Prüfungen durchzuführen, um die Abläufe und die Effizienz in der Unternehmensgruppe zu überprüfen, unsere rechtlichen Interessen wahrzunehmen, durchzusetzen und / oder zu verteidigen und der Verhinderung von Betrugs- und Missbrauchsfällen im Unternehmen sowie die IT- und Netzwerksicherheit innerhalb des Unternehmens zu gewährleisten, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO. 


3. Aufbewahrung und Löschung Ihrer personenbezogenen Daten

1. Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten solange und soweit, wie es für die Zwecke (Ziffer 2.), für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist. 

2. Sofern und soweit Ihre personenbezogenen Daten für die Verarbeitung nicht mehr erforderlich sind, speichern wir Ihre personenbezogenen Daten nur solange Sie Ansprüche gegen uns oder wir gegen Sie geltend machen können (gesetzliche Verjährungsfrist i.d.R. von drei Jahren, beginnend mit Ende des Jahres der Anspruchsentstehung, z.B. §§ 195, 199 BGB). 

3. Darüber hinaus speichern wir Ihre personenbezogene Daten solange und soweit wir hierzu gesetzlich verpflichtet sind. Entsprechende Nachweis- und Aufbewahrungspflichten ergeben sich unter anderem aus dem Handelsgesetz, der Abgabenordnung und dem Geldwäschegesetz (z.B. § 257 Handelsgesetzbuch; § 147 Abgabenordnung). Die Aufbewahrungspflichten betragen hiernach bis zu zehn Jahren. 


4. Kategorien von Empfängern Ihrer personenbezogenen Daten


Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen eines konzerninternen, arbeitsteiligen Prozesses zur Vorbereitung, Durchführung und gegebenenfalls Abwicklung Ihres Vertrags innerhalb der Vonovia Immobiliengruppe und an von der Vonovia Immobiliengruppe beauftragte Dritte (z.B. Handwerker im Rahmen von Reparaturaufträgen und/oder bestehenden Wartungsverträgen oder Messdienstleister). Die Übermittlung erfolgt aufgrund unseres berechtigten Interesses, interne Verwaltungstätigkeiten effizient und arbeitsteilig durchzuführen, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO. 

4.1 Datenverarbeitung durch externe Dienstleister – Auftragsverarbeitung

1. Im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit bedienen wir uns externer IT-Dienstleister (z.B. IBM Deutschland GmbH; OEDIV Oetker Daten- und Informationsverarbeitung KG), die uns z.B. Platt-formen, Datenbanken oder Tools für unsere Services (z.B. unsere Webseite und unsere Eigentümeranwendungen, verschiedene Kontaktmöglichkeiten oder Marketingmaßnahmen) bereitstellen und dabei personenbezogene Daten für uns in unserem Auftrag verarbeiten. 

2. Für die Durchführung von Kundenbefragungen bedienen wir uns externer Dienstleister (z.B. IBM Deutschland GmbH und Agenturen wie etwa AktivBo GmbH), die Ihre personenbezogenen Daten für uns in unserem Auftrag verarbeiten. 
3. Für Versanddienstleistungen bedienen wir uns externer Dienstleister (wie etwa Qits GmbH), die Ihre personenbezogenen Daten für uns in unserem Auftrag verarbeiten.

4. Die von uns beauftragten externen Dienstleister wurden sorgfältig von uns ausgewählt und schriftlich beauftragt. Sie sind an unsere Weisungen gebunden und werden von uns regelmäßig kontrolliert. Alle Systeme, in denen Ihre personenbezogenen Daten gespeichert werden und auf die externe Dienstleister Zugriff haben, sind passwortgeschützt und nur einem bestimmten Personenkreis zugänglich, welcher die Daten zur Bearbeitung der von Ihnen autorisierten Zwecke benötigt. In diesem Zusammenhang stellen wir bei allen Übermittlungen an und Datenverarbeitungen durch externe Dienstleister im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen sicher, dass die Daten in dem hier vereinbarten Sinne verarbeitet, genutzt und gegebenenfalls übermittelt werden. 

4.2 Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte
1. Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten an Bonitätsdienstleister (wie etwa Creditreform) entsprechend dem Hinweis in 2.2.2. Die Übermittlung erfolgt aufgrund des berechtigten Interesses der von uns vertretenen Wohnungseigentümergemeinschaften, einen Zahlungsausfall Ihrerseits zu vermeiden, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DGSVO.

2. Wenn Sie uns für den Einzug offener Beträge ein SEPA-Lastschriftmandat erteilt haben, übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten an Banken, um die offenen Beträge wie etwa laufende Hausgeldzahlungen, Nebenkosten, Provisionen oder Verwaltungsgebühren einzuziehen. Ebenfalls übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten an Banken, falls Sie als Eigentümer ein von uns angelegtes Treuhandkonto nutzen. Die Übermittlung Ihrer Daten erfolgt zur Durchführung Ihres Vertrags mit uns auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO. 

3. Eine Übermittlung erfolgt soweit dies für die Erfüllung der in dieser Datenschutzerklärung ge-nannten Zwecke erforderlich ist oder Sie in eine Weitergabe Ihrer Daten eingewilligt haben (z.B. Banken im Rahmen des SEPA-Lastschriftmandats). Die Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a), lit. b) und lit. f) DSGVO. 

4. Sofern Sie Ihren vertraglichen Pflichten nicht nachkommen (etwa ausgebliebene Zahlungen von laufenden Nebenkosten, Verwaltungsgebühren, Provisionen oder Hausgeldzahlungen trotz Mahnung) und im Rahmen von Rechtsstreitigkeiten mit Ihnen, übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten gegebenenfalls an Auskunfteien oder externe Rechtsanwälte, um den Vertrag mit Ihnen durchzuführen und gegebenenfalls abzuwickeln, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO und aufgrund unseres berechtigten Interesses, unsere rechtlichen Interessen bzw. rechtliche Interessen der von uns verwalteten Wohnungseigentümergemeinschaften wahrzunehmen, durchzusetzen und / oder zu verteidigen, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO. 

5. Im Rahmen von Sonderprüfungen im Hinblick auf den Verdacht strafbaren Verhaltens durch Mitarbeiter und bei Revisionsprüfungen bedienen wir uns unterstützender Dienstleister (etwa Wirtschaftsprüfungsgesellschaften). Für die Durchführung der Revisionsprüfung übermitteln wir unter Umständen Ihre personenbezogenen Daten um unseren rechtlichen Verpflichtungen nachzukommen, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO, und aufgrund unserer berechtigten Interessen, die vom Aufsichtsrat vorgegebenen Prüfungen durchzuführen, um die Abläufe und die Effizienz in der Unternehmensgruppe zu überprüfen, unsere rechtlichen Interessen zu wahren, durchzusetzen und / oder zu verteidigen und der Verhinderung von Betrugs- und Missbrauchsfällen im Unternehmen, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO.

6. Bei der Maklertätigkeit übermitteln wir personenbezogene Daten der Eigentümer an Interessenten sowie personenbezogene Daten der Interessenten an Eigentümer. Die Übermittlung erfolgt zur Vertragsanbahnung zwischen Eigentümern und Interessenten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO. 

7. Darüber hinaus übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten nur und insoweit eine gesetzli-che Verpflichtung unsererseits zur Weitergabe besteht. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO. 

5. Berechtigte Interessen und Widerspruch

1. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten i.S.d. Ziffer 2 aufgrund unserer berechtigten Interessen, insbesondere Ihnen auf dieser Webseite Informationen zu unseren Produkten und Services bereitzustellen und die IT-Sicherheit Ihnen gegenüber bei Besuch dieser Webseite zu gewährleisten, Analysen durchzuführen und auf Basis dieser Analysen unseren Internetauftritt sowie unsere Produkte und Services zu verbessern, an der Betrugsprävention, Marketing-Maßnahmen durchzuführen, Ihre Anfrage zu beantworten, unsere rechtlichen Interessen wahrzunehmen, durchzusetzen und / oder zu verteidigen, die vom Aufsichtsrat vorgegebenen Prüfungen durchzuführen, um die Abläufe und die Effizienz in der Unternehmensgruppe zu überprüfen, der Verhinderung von Betrugs- und Missbrauchsfällen im Unternehmen sowie die IT- und Netzwerksicherheit innerhalb des Unternehmens zu gewährleisten und interne Verwaltungstätigkeiten effizient und arbeitsteilig durchzuführen, und aufgrund des berechtigten Interesses der von uns vertretenen Wohnungseigentümergemeinschaften, einen Zahlungsausfall Ihrerseits zu vermeiden. Informationen über die durchgeführten Interessenabwägungen erhalten Sie über 

kontakt@vonovia.de 

2. Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage dieser berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DS-GVO) verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen. Wir werden Ihre Daten dann für diese(n) Zweck(e) nicht mehr verarbeiten, sofern nicht unsere schutzwürdigen Interessen überwiegen oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient. Unbeschadet dessen, können Sie bei Direktwerbung (etwa E-Mail-Marketing durch Makler) jederzeit ohne Angabe von Gründen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten widersprechen. Bitte richten Sie Ihre Anfrage an 

kontakt@vonovia.de 

3. Wenn Sie der Datenverarbeitung nach widersprechen, verarbeiten wir Ihre in diesem Zu-sammenhang erhobenen personenbezogenen Daten zur Beantwortung Ihrer Anfrage. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zur Erfüllung einer rechtlichen Ver-pflichtung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO.
 



6. Einwilligung und Widerruf Ihrer Einwilligung 

1. Sofern Sie uns eine Einwilligung für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit widerrufen. Der Widerruf Ihrer Einwilligung wirkt für die Zukunft. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bis zum Zeitpunkt des Widerrufs bleibt unberührt. Richten Sie bitte Ihren Widerruf schriftlich, telefonisch oder per E-Mail an 
Vonovia Immobilien Treuhand GmbH
Virchowstraße 99
45886 Gelsenkirchen
Tel.: 0800-0800 080 
E-Mail: kontakt@vonovia.de

2. Sofern Sie Ihre Einwilligung widerrufen, verarbeiten wir Ihre in diesem Zusammenhang erhobe-nen personenbezogenen Daten zur Beantwortung Ihrer Anfrage. Die Verarbeitung Ihrer perso-nenbezogenen Daten erfolgt zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO. 

7. Ihre Rechte 

1. Sie können jederzeit von uns nach Maßgabe der DSGVO verlangen, dass wir 

• Ihnen Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die wir verarbeiten, erteilen (Art. 15 DSGVO),  

• personenbezogene Daten, die Sie betreffen und unrichtig sind, berichtigen (Art. 16 DSGVO) und / oder 

• Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten löschen (Art. 17 DSGVO), sperren (Art. 18 DSGVO) und / oder herausgeben (Art. 20 DSGVO).  

2. Richten Sie bitte Ihre Anfrage im Sinne von Ziffer 7 

• per E-Mail an kontakt@vonovia.de  oder 
• schriftlich an Vonovia Immobilien Treuhand GmbH, Abteilung Datenschutz, Virchowstr. 99, 45886 Gelsenkirchen.  

3. Wenn Sie uns gegenüber Ihre Rechte geltend machen, verarbeiten wir Ihre in diesem Zusam-menhang erhobenen personenbezogenen Daten zur Beantwortung Ihrer Anfrage. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO. 

4. Unbeschadet Ihrer Rechte nach Ziffer 7, können Sie sich bei einer Aufsichtsbehörde für Daten-schutz beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten durch uns gegen die DSGVO verstößt (Art. 77 DSGVO). 

5. Darüber hinaus können Sie als Eigentümer einer von uns verwalteten Wohnungseigentümergemeinschaft nach Ihrer vollständigen Registrierung (inkl. Eingabe des zugeteilten Freischaltcodes) in Eigentümeranwendungen unter „Verträge“ Ihre Daten einsehen, berichtigen, ändern und / oder löschen. Sie können jederzeit und unbeschadet Ihrer Rechte nach Ziffer 7 Ihren Account in Eigentümeranwendungen schließen.


8. Änderungen dieser Datenschutzinformation 

1. Es gelten die Bestimmungen dieser Datenschutzinformation (kostenlos abrufbar unter www.vonovia-immobilientreuhand.de/datenschutz) einschließlich der Cookie- Information der Vonovia Gruppe (kostenlos abrufbar unter https://www.vonovia.de/cookie-richtlinien) in ihrer zum Zeitpunkt gültigen Fassung (vgl. Stand und Version der Datenschutzinformation). 

2. Wir behalten uns vor, den Inhalt dieser Datenschutzinformation zu ergänzen und zu ändern. Die aktualisierte Datenschutzinformation gilt ab ihrer Gültigkeit (vgl. Stand und Version der Datenschutzinformation). 

3. Wir werden Sie über diese Änderungen und Ergänzungen auf unserer Webseite unter www.vonovia-immobilientreuhand.de/datenschutz und in der Kundenzeitung informieren. So-fern Sie Eigentümeranwendungen benutzen, werden Sie auch bei Ihrer nächsten Anmeldung informiert. Ihnen wird Gelegenheit gegeben, die geänderte Datenschutzinformation kostenlos einzusehen, auszudrucken und zu speichern.